Để một dự án nào đó thành công việc phân chịu người đầu tư, người chịu trách nhiệm và người thực thi…tất cả đều phải rõ ràng và chuyên nghiệp. Chính vì vậy việc hiểu rõ ma trận RACI là gì? Cách ứng dụng và lập ma trận RACI là vô cùng quan trọng. Hãy cùng tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé.
MA TRẬN GÁN TRÁCH NHIỆM LÀ GÌ ?
Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Ma trận gán trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên trong nhóm dự án. Trên các dự án lớn hơn, RAM có thể được phát triển ở nhiều cấp độ khác nhau.
Ví dụ: RAM cấp cao có thể xác định trách nhiệm của đội dự án, nhóm hoặc đơn vị tương ứng với mỗi cấu phần của WBS (gói công việc). RAM cấp thấp hơn được sử dụng trong nhóm để chỉ định vai trò, trách nhiệm và cấp thẩm quyền cho các hoạt động cụ thể. Định dạng ma trận hiển thị tất cả các hoạt động liên quan đến một người và tất cả những người được liên kết với một hoạt động. Điều này cũng đảm bảo rằng chỉ có một người chịu trách nhiệm giải trình (accountable) cho bất kỳ một nhiệm vụ nào để tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cuối cùng hoặc có thẩm quyền cho công việc.
MA TRẬN RACI LÀ GÌ?
Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ:
R – RESPONSIBLE (TRÁCH NHIỆM THỰC THI)
Đây là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc hoạt động nhằm đảm bảo gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành. Phải luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/hoạt động thì gói công việc/hoạt động đó mới có kết hoàn thành (nếu không có ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc thì công việc đó sẽ không thể hoàn thành!). Đối với các gói công việc/hoạt động lớn đòi hỏi cần nhiều người/nhóm thực thi thì có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R – trách nhiệm thực thi cho gói công việc/hoạt động đó. Do đó một gói công việc/hoạt động bất kỳ sẽ luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
A – ACCOUNTABLE (TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH)
Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành gói công việc/hoạt động. Thường đây là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm cuối cùng cho sự thành công hay thất bại của gói công việc/hoạt động đó. Cho dù gói công việc/hoạt động đó được hoàn thành bởi người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi bất kỳ và đạt kết quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu một gói công việc/hoạt động mà không có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro rất lớn là gói công việc/hoạt động đó thất bại, không hoàn thành đúng mục tiêu. Nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/hoạt động thì cũng có rủi ro lớn là gói công việc/hoạt động đó sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy cho nhau. Do đó luôn chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho bất kỳ một gói công việc/hoạt động.
C – CONSULT (THAM VẤN)
Đây là các cá nhân, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/hoạt động. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn chuyên gia đối với các cá nhân/tổ chức có vai trò C để có thể thực thi một gói công việc/hành động.
I – INFORM (THÔNG BÁO)
Đây là các cá nhân, tổ chức mà cần được thông báo thông tin về một gói công việc/hoạt động. Các thông tin về tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực, … sẽ được người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông báo đến các bên liên quan I để các bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc/hoạt động đó.
LỢI ÍCH CỦA MA TRẬN RACI
- Về cốt lõi, ma trận RACI giúp bạn đặt kỳ vọng rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong dự án. Cách này sẽ giúp tránh tình trạng nhiều người chồng chéo cùng làm một nhiệm vụ hoặc chống lại nhau bởi vì các nhiệm vụ được xác định rõ ràng từ trước.
- Một ma trận RACI cũng khuyến khích các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm với công việc của họ hoặc trì hoãn với người khác khi cần thiết để hành động có trách nhiệm trong khuôn khổ mà đã tạo ra.
BIỂU ĐỒ MẪU RACI NHƯ THẾ NÀO?
BIỂU ĐỒ MẪU RACI THƯỜNG CÓ DẠNG:
| STT | GÓI CÔNG VIỆC/HOẠT ĐỘNG | Mr TRỌNG | Mr NAM | Ms LAN | Ms AN | Mr KHANG AN |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Gói Công Việc XXX | A | R | C | I | I |
| 2 | Gói Công Việc BB | A | R | I | I | |
| 3 | Gói Công Việc CC | A | C | R | I | C |
| 4 | Gói Công Việc DD | A | I | R | R | |
| 5 | Gói Công Việc EE | A | R | C | I | |
| 6 | Gói Công Việc FFA | A | R | C | C | I |
- Cột bên trái là danh sách các gói công việc/hoạt động.
- Hàng ngang trên cùng là danh sách các nguồn lực bao gồm các cá nhân, nhóm, tổ chức liên quan.
- Vai trò R, A, C, I sẽ được gán giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.
Giám đốc dự án có thể chọn các tùy chọn khác, chẳng hạn như vai trò “Lead” (Lãnh đạo) hoặc “Resource” (Nguồn lực) tùy vào sự phù hợp với một dự án cụ thể. Biểu đồ RACI là một công cụ hữu ích được sử dụng để đảm bảo phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm khi nhóm bao gồm các nguồn lực bên trong và bên ngoài.
LẤY VÍ DỤ Ở BẢNG TRÊN VÀ HOẠT ĐỘNG CC THÌ CÁCH ĐỌC LÀ:
- Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi công việc hoạt động CC [Responsible];
- Để thực hiện được công việc này thì Ms Lan cần tham vấn ý kiến của Mr Nam và Mr Khang (có thể đây là 2 người có chuyên môn hoặc có ý kiến quan trọng) [Consult];
- Hiệu suất, kết quả hoặc thông tin về công việc này sẽ được Ms Lan thông báo cho Ms An [Inform];
- Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối với Hoạt động CC là Mr Trọng [Accountable];
PHƯƠNG PHÁP LẬP MA TRẬN RACI TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
- BƯỚC 1. XÁC ĐỊNH DANH SÁCH CÁC GÓI CÔNG VIỆC/HOẠT ĐỘNG
Danh sách các gói công việc/hoạt động này có được nhờ kỹ thuật Chia tách (decomposition) để phân rã giao phẩm dự án (deliverables) thành các gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho đến danh sách các hoạt động trong dự án. Liệt kê danh sách tất cả gói công việc/hoạt động này vào cột bên trái.
- BƯỚC 2. XÁC ĐỊNH DANH SÁCH CÁC NGUỒN LỰC BAO GỒM CÁC CÁ NHÂN, NHÓM, TỔ CHỨC LIÊN QUAN
Các nguồn lực của dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn là giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc chức năng, các nhân viên bên trong công ty/tổ chức và các bên liên quan. Liệt kê danh sách các nguồn lực này vào hàng trên cùng.
- BƯỚC 3. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
Giám đốc dự án cùng với nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng cách gán R (trách nhiệm thực thi), A (trách nhiệm giải trình), C (tham vấn), I (thông báo) giữa các gói công việc/hoạt động với các nguồn lực tương ứng.
- BƯỚC 4. RÀ SOÁT
Để đảm bảo một gói công việc/hoạt động bất kỳ luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm giải trình, và luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
- BƯỚC 5. THỐNG NHẤT VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN QUAN TRỌNG
Thống nhất với các bên liên quan quan trọng Thống nhất với giám đốc chức năng trong cấu trúc ma trận nếu cần sử dụng nguồn lực của phòng ban này. Việc này nhằm đảm bảo có được sự đồng thuận của các bên liên quan nhằm giúp gói công việc/hoạt động có thể được triển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu.
NHỮNG MẸO GIÚP TỐI ƯU HÓA MA TRẬN RACI
Cách tốt nhất là khi anh chị có thể cùng ngồi lại với các thành viên trong nhóm để hoàn thành ma trận này. Một điều nên chắc chắn đó là những người có tên trên RACI đều biết và đồng thuận với các vai trò và trách nhiệm mà anh chị đặt ra. Điều này còn giúp anh chị kiểm tra để tránh sai sót, nhầm lẫn không đáng có.
MẸO GIÚP ANH CHỊ TẬN DỤNG TỐI ĐA BIỂU ĐỒ RACI CỦA MÌNH:
- Tập trung vào các nhiệm vụ, cột mốc và quyết định của dự án trong ma trận RACI. Tránh chung chung hoặc hành chính như các cuộc họp nhóm hoặc báo cáo.
- Căn chỉnh các nhiệm vụ trong biểu đồ RACI của anh chị với kế hoạch dự án của anh chị để không có sự nhầm lẫn về chi tiết và ngày hết hạn.
- Hãy chắc chắn rằng các thành viên được chỉ định thích hợp cho các nhiệm vụ của anh chị.
ĐẢM BẢO TUÂN THEO CÁC QUY TẮC ĐƠN GIẢN SAU:
- Mỗi nhiệm vụ đều có ít nhất một người thực hiện (R).
- Có một (và chỉ một) bên chịu trách nhiệm (A) được chỉ định cho từng nhiệm vụ để cho phép ra quyết định rõ ràng.
- Không có thành viên nào trong nhóm bị quá tải với quá nhiều nhiệm vụ có trách nhiệm.
- Nếu anh chị có nhiều vai trò C và I trong ma trận của mình, hãy đảm bảo rằng anh chị có một cách dễ dàng và nhẹ nhàng để thông báo cho họ.
Đối với bất kỳ một phương pháp trong dự án nào cũng đều hướng tới mục tiêu đảm bảo được hiệu quả trong công việc. Việc hiểu rõ ma trận RACI là gì? giúp những nhà quản lý có thể quản lý công việc và nhân viên của mình một cách chính xác nhất. Hy vọng với những chia sẻ ở trên các anh chị đã có thêm nhiều thông tin để ứng dụng vào công việc của mình. Chúc các anh chị thành công!