Mọi người đều có 24 giờ trong ngày, nhưng một số người làm việc chăm chỉ hơn để tối đa hóa thời gian của họ hơn những người khác. Dưới đây là những cách để tối ưu hóa khoảng thời gian của bạn.
Trong công việc cũng như cuộc sống, có không ít ví dụ về những người biết cách tận dụng tốt nhất khoảng thời gian của mình. CEO của Nasdaq, Bob Greifeld, thường thay quần áo trong ô tô. Nhà phát minh Yoshiro Nakamatsu cho biết những ý tưởng hay nhất của ông được hình thành dưới nước, vì vậy ông sử dụng một thiết bị ghi nhớ chống thấm nước để ghi lại chúng khi ngâm mình dưới nước. Nhà xã hội học và doanh nhân Anna Akbari cố gắng giảm bớt sự mệt mỏi khi quyết định bằng cách ăn cùng bữa sáng và bữa trưa mỗi ngày.
Nếu ghi chú dưới nước là cách giúp bạn làm việc hiệu quả nhất thì điều đó thật tuyệt. Nhưng đối với hầu hết chúng ta, tối đa hóa mỗi ngày không phải là việc bỏ đi vài phút ở chỗ này hay chỗ khác, mà là tập trung vào những công việc có tác động lớn nhất.
Dưới đây là ba hệ thống để thực sự sử dụng thời gian của bạn một cách tối đa mà không cần thay đổi quá nhiều trong lịch trình hàng ngày.
Phương pháp Nhiệm vụ Quan trọng nhất (MIT)
Chỉ vì mọi mục trong danh sách việc cần làm của bạn đều có gạch đầu dòng riêng không có nghĩa tất cả chúng đều có trọng lượng như nhau. Nhưng làm thế nào để tìm ra cái quan trọng nhất?
Josh Kaufman, tác giả cuốn The Personal MBA, sử dụng phương pháp mà ông gọi là Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT) để tìm ra nhiệm vụ nào được ưu tiên hơn tất cả các nhiệm vụ khác.
Vào đầu mỗi ngày, hãy lập một danh sách từ hai đến ba MIT bằng cách tự hỏi bản thân xem những điều gì sẽ tạo ra sự khác biệt lớn nhất nếu bạn hoàn thành vào ngày hôm nay. Chỉ viết những công việc đó trong danh sách MIT của bạn và tách riêng với danh sách việc cần làm chung của mình.
Hãy xử lý danh sách MIT của bạn trong giờ cao điểm và cho phép bản thân tránh bị gián đoạn hoặc sao nhãng. Bạn thậm chí có thể kết hợp nó với Định luật Parkinson (“Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành”) và tự đặt ra thời hạn để giúp bạn luôn đi đúng hướng.
Ma trận tác động
Dù phương pháp MIT hữu ích là vậy, song các doanh nhân thường có một số dự án hoặc ý tưởng cạnh tranh luôn đòi hỏi sự chú ý của họ và không phải lúc nào họ cũng biết mình nên theo đuổi cái nào.
Để giúp bản thân, hãy sử dụng một công thức đơn giản: Tác động = quy mô x cải tiến. Quy mô ở đây nghĩa là các chỉ số như khách hàng, người dùng, tiền, tiết kiệm, v.v. Cải tiến, tất nhiên, đề cập đến các cải tiến.
Với ý nghĩ này, hãy tạo một ma trận bốn hộp. Chia chúng theo các tiêu chí hàng ngang (gồm “cải tiến nhỏ” và “cải tiến lớn”) và hàng dọc (gồm “số lượng ít” và “số lượng nhiều”). Từ đó bạn sẽ có bốn hộp.
Hộp A (cải tiến nhỏ, số lượng ít): Hộp A chứa các nhiệm vụ có độ rủi ro thấp nhưng cũng mang lại lợi nhuận thấp. Mặc dù vậy, chúng vẫn có thời gian và địa điểm: chẳng hạn như sửa các lỗi nhỏ, không nghiêm trọng. Chúng ta nên tránh chìm đắm quá nhiều thời gian trên Hộp A.
Hộp B (số lượng ít, cải tiến lớn): Các nhiệm vụ hộp B là những dự án sử dụng cực kỳ nhiều tài nguyên nhưng phục vụ rất ít mục đích. Giả sử bạn là một nhà thiết kế và dành rất nhiều thời gian để tạo ra một tính năng giao diện người dùng chỉ áp dụng cho 1% người dùng. Chắc chắn, có thể một số người thấy nó hữu ích, nhưng bạn cũng đã phức tạp hóa nhiều thứ vào giao diện người dùng, điều này hoàn toàn tiêu cực. Hãy tránh nhiệm vụ Hộp B bất cứ khi nào có thể.
Hộp C (số lượng nhiều, cải tiến nhỏ): Các nhiệm vụ hộp C là những nhiệm vụ tương đối dễ thực hiện nhưng có tác động khá lớn. Ví dụ như việc thường xuyên phát hành các cải tiến và chỉnh sửa nhỏ giúp cuộc sống của người dùng trở nên dễ dàng hơn.
Hộp D (số lượng nhiều, cải tiến lớn): Nhiệm vụ Hộp D có tất cả. Góc phần tư này đại diện cho một mức tăng lợi nhuận lớn, có thể là một bản phát hành sản phẩm, một thiết kế lại hoặc một cái gì đó khác hoàn toàn. Ví dụ: một hệ thống nhân sự mới có tác động tích cực đến tất cả 250 nhân viên của một công ty, cho phép họ lần đầu tiên truy cập nhanh chóng và dễ dàng các thông tin quan trọng. Chắc chắn, 250 nghe có vẻ không phải là một con số quá lớn, nhưng vì nó đại diện cho 100% lực lượng lao động, nên đây chắc chắn là một chiến thắng xứng đáng cho Hộp D.
Ma trận Eisenhower
Ma trận ở phần trên có thể giúp phân biệt dự án nào sẽ có tác động nhiều nhất. Nhưng ngoài quy mô và sự cải tiến, có một chỉ số quan trọng khác cần xem xét: Tính cấp thiết.
Cựu Tổng thống Dwight Eisenhower được biết đến là người tập trung vào tầm quan trọng và tính cấp thiết khi ưu tiên hành động của mình. Chính từ cơ sở lý luận này mà Ma trận Eisenhower đã ra đời.
Trước khi bạn vẽ ra ma trận, hãy dành một phút để xem xét các thông số của mình. Tiếp theo, hãy nghĩ xem “mức độ khẩn cấp” có ý nghĩa như thế nào đối với bạn. Dự án có thời hạn không? Khách hàng đã đưa ra yêu cầu kịp thời chưa? Hãy nghĩ về hậu quả của việc thực hiện nhiệm vụ kịp thời hoặc chậm trễ.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo ma trận. Sử dụng góc trên bên phải để viết các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Đây là những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao cần được thực hiện ngay bây giờ. Ở góc trên bên trái, viết các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Vì những nhiệm vụ này có nguy cơ bị hoãn vô thời hạn, nên bạn nên lên lịch thời gian cụ thể để giải quyết chúng.
Góc dưới bên phải dành cho những nhiệm vụ ít quan trọng nhưng khẩn cấp. Hoàn thành chúng có thể hữu ích cho người khác trong nhóm của bạn và chúng là một cách chắc chắn để loại bỏ một số mục khó chịu khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Cuối cùng, có những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp nhất; những thứ ít quan trọng hơn và ít cấp thiết hơn. Nếu có thể, hãy loại bỏ bất kỳ nội dung nào đã lỗi thời hoặc không còn hữu ích. Hãy nghĩ về hậu quả của việc trì hoãn chúng, hoặc việc loại bỏ chúng sẽ giúp bạn nhanh đến đích hơn.
Có rất nhiều cách thú vị mà mọi người sử dụng để tiết kiệm thời gian. Nhưng nếu thực sự muốn tận dụng tối đa 24 giờ của mình, bạn phải tìm ra điều gì quan trọng nhất và bắt đầu với điều đó.
Nguồn: Enterpreneur Asia Pacific